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Controle | Administrando na ponta do lápis

A prática do controle numa empresa é de fundamental importância para que seja mensurado e aperfeiçoado o seu desempenho em diversas áreas.

Face ao padrão de competitividade vigente no mercado e, principalmente, à busca pela eficiência organizacional, medir cada aspecto de um investimento se tornou condição básica para decidir pela continuidade ou interrupção de uma ação.

Uma empresa que deseja alcançar e, principalmente, manter o sucesso, necessita saber se está ganhando ou perdendo dinheiro em seu negócio. Sabe-se também que qualquer empresa deseja obter o retorno máximo possível sobre o investimento feito. Como os números não mentem, numa empresa, por mais que se discuta, são eles que importam no final das contas.

Desta forma, a empresa não deve apenas produzir resultados concretos em aspectos de vendas, por exemplo. O meio percorrido para tal deve ser analisado e bem controlado, de maneira a pontuar a que custo uma venda foi obtida. Afinal, do que adianta efetuar vendas, se os seus resultados finais são deficitários?

A operação de vendas foi apenas o caso escolhido para colorir o exemplo. No entanto, há tantas outras situações que poderiam ser adequadas ao caso.

É preciso aprender, caso ainda não saiba, que contas sempre devem ser feitas antes de qualquer ação ser colocada em prática. Por este motivo, o controle se coloca como um caminho recomendável que possibilita sua execução.

É relevante destacar a importância de se criar instrumentos que permitam o exercício do controle gerencial de suas atividades, de modo a mensurar o lucro e combater desperdícios.

Muito embora o uso destes controles ocorra de forma isolada em muitas empresas, é oportuno destacar que melhores resultados poderão ser extraídos quando eles forem utilizados de maneira integrada para a tomada de uma decisão.

A grande maioria dos controles gerenciais que se tem é traduzida em números, de modo a facilitar a visualização e compreensão de determinados aspectos da empresa. Aqui, os cálculos se mostram essenciais e, em muitos casos, a qualidade do resultado de um controle aumenta, quando se adotam indicadores para seu acompanhamento.

Uma empresa precisa, por exemplo, ter controle sobre toda saída e entrada de dinheiro; precisa saber, também, qual a estrutura de seu estoque e os custos incidentes em suas operações comerciais. Enfim, o conhecimento de aspectos-chave para uma boa gestão deve ser sempre colocado na “ponta do lápis”.

O fluxo de caixa se coloca como ferramenta de controle gerencial básica e de grande relevância. Através dele, a empresa pode manejar, de forma antecipada e organizada, o destino de seus recursos financeiros, demonstrando aspectos essenciais para uma melhor gestão de sua saúde financeira.

Um aspecto positivo do fluxo de caixa é a forma simples como ele pode ser incorporado na gestão de um negócio, não requerendo grandes investimentos para tal, mas, sim, muita disciplina para lançamento de valores diários e seu respectivo acompanhamento, que também deve ser diário.

O controle dos custos, por sua vez, é essencial para qualquer medida que seja adotada na gestão da empresa.

Outro aspecto de gerenciamento que deve ser exercido em qualquer empresa é o controle de estoques. A recomendação é que se saiba tudo sobre estoque inicial, entradas, saídas e estoque final.

Para construir sistemas próprios de controles gerenciais, a empresa deve fazer uso das informações internas que possui. Desta forma, antes de qualquer ação para criar controles, deve-se estruturar um sistema muito bem organizado de informações, selecionando-se aquelas que realmente tenham utilidade.

Por melhor que seja a estrutura de um controle, ele tende a se tornar falho na apuração dos resultados, caso a qualidade das informações utilizadas seja de fonte duvidosa ou não retrate a veracidade econômico-financeira da empresa. Desta forma, informações que pouco ou nada representem a realidade tendem a produzir decisões igualmente distantes da veracidade dos fatos.

Toda ação na empresa deve ser mensurada, indo muito além dos exemplos aqui tratados. Apure os custos incidentes no preço de venda de seu produto! Controle as despesas! Verifique freqüentemente o nível de estoque, sabendo tudo sobre estoque inicial, entradas, saídas e estoque final...

Tudo o que puder, coloque na “ponta do lápis”. Faça contas; depois compare os resultados; controle. O caminho do sucesso empresarial, obrigatoriamente, deve percorrer esta via.