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Orçamentos | Uma peça estratégica de utilidade prática para todos os negócios

Incorporar a filosofia do orçamento na gestão de uma empresa é sinônimo de que ela trabalha com planejamento. Trabalhar com planejamento é reduzir riscos, incertezas, o que é bom para qualquer negócio.

O orçamento deve ser o elemento regulador sobre o que pode e o que não pode ser feito pela empresa, de forma prática e realista. No caso de qualquer iniciativa a ser tomada, uma consulta ao orçamento vai servir como resposta, se ela poderá ou não ser feita. A resposta sempre terá explicação.

Sua construção não é tarefa fácil, nem tampouco impossível de ser feita. Exige dedicação, comprometimento, estudos, planejamento e discussões. Ele deve contemplar, minimamente, os custos diretos e indiretos envolvidos na aquisição de insumos e na fabricação e armazenagem de um produto ou na prestação de um serviço; a mão-de-obra empregada; as despesas administrativas gerais; o volume de vendas estipulado; os pagamentos e recebimentos aguardados para um determinado período; e os planos de aquisição de equipamentos e investimentos.

Deve ainda identificar as possibilidades financeiras da empresa em diversos contextos, e não apenas no "aqui e agora", mas, também, no "ontem" e, principalmente, no "amanhã". A empresa não deve concentrar a atenção apenas em seus "espelhos", por introspecção. Ela deve olhar para fora, no mercado; afinal, é mais importante o que acontece lá fora, do que dentro dela.

Outro passo importante é trabalhar muito bem as informações disponíveis e, também, as que não estão disponíveis, e que exigem pesquisas. A fonte das informações deve ser confiável, analisadas. Quando tais processos estiverem concluídos, a empresa deve definir suas metas para, depois, detalhar os planos para que elas sejam atingidas.

Tais metas necessitam de controle, comparando os resultados atingidos aos resultados esperados. Caso os indicadores apontem um sentido oposto ao determinado, as ações corretivas não devem tardar a acontecer. Qualquer desvio deve ser identificado, analisado e tratado prontamente.

Todo plano precisa contemplar questões, tais como: o que vai ser feito, quando, onde, como, porquê, quem vai fazer e quanto vai custar. É preciso identificar os propósitos do orçamento que está sendo definido, pois nada é feito ao acaso. Um orçamento arrojado, ou mesmo moderado, tem suas explicações. Cada qual deve operar dentro de suas especificidades.

A gestão de um orçamento deve ser de formatação anual, mas pode ser dividido em períodos menores, como trimestres, meses, quinzenas ou semanas. Entretanto, não se deve perder de vista que as partes, no fundo, representam a soma, a estrutura do todo.

Costumeiramente, o orçamento anual para o exercício seguinte é preparado antes do ano terminar, por uma questão de planejamento. Outubro, por exemplo, é um mês oportuno para trabalhar sua formatação. No entanto, sua discussão começa bem antes, como agosto ou setembro. Desta forma, quando novembro chegar, a empresa já terá uma visão pontual sobre como serão suas condições financeiras para trabalhar no ano seguinte.

Para ter um orçamento mais próximo da realidade da empresa, é importante que todos os funcionários sejam convidados para trabalhar na sua construção, com contribuições dentro de sua respectiva área, a fim de obter maior comprometimento de todos em sua execução.

Muitas vezes o funcionário que trabalha o dia-a-dia na atividade tem valiosas contribuições por conta de sua experiência. Neste sentido, um orçamento deve ser dividido operacionalmente por áreas: um orçamento para Marketing, Produção, Recursos Humanos e Finanças. Integrados, os quatro dão base para um orçamento geral.

Pela atual conjuntura econômica e considerando o fato das empresas não dispor de todos os recursos que necessitam para operar, tradicionalmente os orçamentos passam por ajustes, para que sejam adequados a uma realidade do cotidiano. Tais ajustes devem obedecer a princípios, como o da prioridade.

Antes de se fazer os "cortes" devem-se pensar nas consequências que eles proporcionarão à empresa como um todo; afinal, toda empresa é um composto sistêmico e, portanto, qualquer alteração, por menor, ou mais insignificante que possa parecer, pode ter um reflexo maior do que se imaginava. Atue local, mas pense global, na concepção das ações tomadas na empresa.