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Produtividade | Administre o seu tempo

A falta de tempo transformou-se numa situação típica para todos nós. Tanto na vida profissional como na pessoal, sentimos e reclamamos, à nossa maneira e por razões diferentes, da falta de tempo. A verdade é que o tempo transformou-se num recurso escasso. Apesar de todos os avanços obtidos pela tecnologia com o propósito de facilitar o nosso dia-a-dia, a falta de tempo não conseguiu ser resolvida.

É exatamente por isso que o tempo não pode ser desperdiçado, pois tempo perdido não se recupera. Temos um dia de 24 horas. A distribuição é igual para todos. Entretanto, saber usá-lo é condição para poucos.

Se dispor de tempo tornou-se uma questão de fundamental importância para obter uma melhor produtividade no trabalho e uma vida com um nível melhor de qualidade, sem dúvida alguma, a chave para esse caminho é administrar, de maneira eficaz, o tempo que se tem.

A administração do tempo com tal característica somente pode ser feita quando controlamos as nossas próprias atividades, exigindo uma mudança disciplinada de comportamento com todos os hábitos no dia-a-dia.

Por conta disso, tudo na vida precisa ter, no mínimo, planejamento e organização, com controle e delegação. A ausência do planejamento na administração do tempo, as tarefas são feitas desordenadamente, sem qualquer objetivo.

É preferível investir um tempo na definição do que precisa ser feito a arriscar-se em tarefas sem propósito. Quem tem pressa na atividade que precisa realizar pode ver-se obrigado a disponibilizar um tempo maior depois, com ações corretivas, quando a tarefa já estiver sendo executada. Isso ainda se ela não tiver que ser refeita desde o seu início. Numa visão mais ampla do planejamento, ele não é compreendido como tomador de tempo, mas, sim, como um economizador. Isso fica esclarecido quando se conhece a grande diferença que há entre pressa e agilidade.

Com a organização há condições de estabelecer, por exemplo, prioridades entre as tarefas, separando-se o que tem urgência, o que é importante e o que pode ser aguardado e tratado em outra oportunidade.

O controle das tarefas também precisa ser praticado com responsabilidade e medição dos resultados alcançados. Qualquer atividade tem começo, meio e fim.

No trabalho com planejamento e organização da administração do tempo, o dono dele, pelo menos na maioria das vezes, nem sempre é você. Seja consciente disso e veja a sua evidência quando há o envolvimento de clientes, fornecedores, concorrentes, além da família e de amigos, enfim, de compromissos profissionais e pessoais que fogem ao controle, mas que precisam ser atendidos.

Tenha sempre agenda de compromisso e horário, mantendo a disciplina no seu cumprimento. Nas reuniões, procure ter uma pauta do que será discutido, estabelecendo-se tempo para início e término. Não permita conversas paralelas e, sempre no final dos trabalhos, frise as conclusões e encaminhamentos. Quando um assunto puder ser resolvido por telefone ou e-mail, faça-o sem qualquer receio.

A delegação não pode ser deixada de lado quando se quer ter uma administração do tempo eficaz. Você é um só e, certamente, não será capaz de resolver tudo sozinho.

Compreenda que ninguém é tão forte ao ponto de não precisar de ajuda e, muito menos, tão fraco que não possa ajudar ao outro. Por isso, delegue e dê liberdade e apoio a seus funcionários para que tenham ação quando o momento exigir. Treine e incentive a iniciativa, mas mostre-se sempre disposto a acompanhar e comentar os resultados, principalmente se estão ou não de acordo com o esperado. Diga o que espera de cada um com a tarefa que está delegando e transfira responsabilidades com autoridade. Não se esqueça de determinar prazos. Esclareça todas as dúvidas. Nada pode ficar confuso.

Com o tempo, além de criar uma cultura de gestão participativa em sua empresa, promovendo o desenvolvimento e a capacitação profissional de seus colaboradores para o trabalho, você terá tempo livre para investir em outras tarefas mais importantes para a empresa e você.